Loi 25 et cliniques dentaires au Québec : ce que vous devez savoir en 2026

Depuis septembre 2023, la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) est pleinement en vigueur au Québec. Pour les cliniques dentaires, cette loi crée des obligations concrètes — et des risques réels en cas de non-conformité. En 2026, ignorer la Loi 25 n'est plus une option.

Qu'est-ce que la Loi 25 ?

La Loi 25 est la réforme la plus importante de la protection des renseignements personnels au Québec depuis les années 1990. Elle modernise la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et aligne le Québec sur les standards internationaux, notamment le RGPD européen.

Pour les cliniques dentaires, la Loi 25 reconnaît une réalité simple : vous collectez et traitez quotidiennement des renseignements personnels sensibles — noms, coordonnées, numéros d'assurance maladie, antécédents médicaux, informations de paiement. Vous avez la responsabilité légale de les protéger.

Les obligations des cliniques dentaires

La Loi 25 impose plusieurs obligations qui s'appliquent directement à votre pratique :

1. Consentement éclairé : Vous devez obtenir le consentement explicite de vos patients avant de collecter, utiliser ou communiquer leurs renseignements personnels. Ce consentement doit être libre, éclairé, donné à des fins spécifiques, et il doit être possible de le retirer.

2. Transparence : Votre clinique doit avoir une politique de confidentialité accessible, qui explique quels renseignements sont collectés, pourquoi, comment ils sont utilisés, et avec qui ils sont partagés.

3. Sécurité des données : Des mesures de sécurité appropriées doivent protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, ou destruction. Cela inclut vos systèmes informatiques, vos courriels, et vos communications téléphoniques enregistrées.

4. Droit à l'oubli : Vos patients peuvent demander la suppression de leurs renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés. Vous devez avoir un processus pour traiter ces demandes.

Ce que dit la loi sur les enregistrements d'appels

Cette section est particulièrement pertinente pour les cliniques dentaires qui utilisent un système d'enregistrement téléphonique — ou qui envisagent d'utiliser une réceptionniste IA.

La Loi 25 est claire : si vous enregistrez les conversations téléphoniques de vos patients, vous devez :

• Informer le patient que la conversation est enregistrée, idéalement en début d'appel
• Stocker les enregistrements de façon sécurisée, de préférence sur des serveurs situés au Canada
• Limiter l'accès aux enregistrements aux personnes qui en ont besoin
• Supprimer les enregistrements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires

Le stockage à l'étranger (par exemple, sur des serveurs américains) est permis sous conditions, mais il est fortement déconseillé pour les renseignements de santé en raison des risques juridiques liés aux lois américaines comme le Cloud Act.

Comment Zenicall vous aide à rester conforme

Zenicall a été conçu avec la conformité à la Loi 25 comme exigence fondamentale, et non comme une réflexion après coup.

• Hébergement canadien : Toutes les données et transcriptions sont stockées sur des serveurs situés au Canada, éliminant les risques liés au transfert transfrontalier de données.
• Chiffrement de bout en bout : Les communications et les données stockées sont chiffrées, protégeant les renseignements de vos patients contre tout accès non autorisé.
• Consentement collecté verbalement : Zenicall informe chaque appelant que la conversation peut être enregistrée et collecte le consentement verbal avant toute interaction.
• Transcriptions supprimables : Votre tableau de bord Zenicall vous permet de supprimer les transcriptions et enregistrements à tout moment, facilitant le respect du droit à l'oubli.
• Accès limité : Seuls les membres de votre équipe que vous autorisez peuvent accéder aux transcriptions et rapports d'appels.

Les sanctions en cas de non-conformité

La Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec est responsable de l'application de la Loi 25. Les sanctions pour non-conformité sont sévères :

Pour une organisation : Jusqu'à 25 millions de dollars canadiens ou 4 % du chiffre d'affaires mondial, selon le montant le plus élevé. Ces montants s'appliquent aux infractions graves, comme une violation de données non signalée.

Pour les violations moins graves, les amendes administratives peuvent atteindre 10 millions de dollars ou 2 % du chiffre d'affaires. Pour une clinique dentaire, même une amende de quelques milliers de dollars peut avoir un impact significatif — sans compter les atteintes à la réputation.

Au-delà des amendes, une violation de données qui expose les renseignements personnels de vos patients doit être signalée à la CAI et à chaque patient concerné. Les coûts de notification, de gestion de crise et de perte de confiance des patients peuvent dépasser largement l'amende elle-même.

Première étape : faites l'inventaire de vos données

La conformité à la Loi 25 commence par un inventaire simple : quels renseignements personnels collectez-vous, où sont-ils stockés, qui y a accès, et comment sont-ils protégés ? Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions avec précision, c'est le signe que des ajustements sont nécessaires.

Pour les communications téléphoniques, Zenicall offre une solution clé en main qui prend en charge la conformité de bout en bout — du consentement initial à la suppression sécurisée des données. Vous vous concentrez sur les soins dentaires ; nous nous occupons de la conformité téléphonique.